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次级方案1. 人力资源规划和信息事务管理 |
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目标 |
提供全球综合分析、预测和预计；建成一个用于监督和向立法机构汇报的人力资源全球系统。 |
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评估标准 |
及时、全面和一致的分析、预测和预计。 |
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主要效益 |
信息系统的长期维持和支助已成为一个优先项目。注重总部以外各办事处的需求以实现全世界范围的数据的可比性。作出持续努力以改善规划职能中的分析和预测，例如有关秘书处组成的趋向分析。 |
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次级方案2. 业务事务 |
|
目标 |
为规划、信息管理、人员配置和人事行政提供综合支助；通过权力下放等措施推动联合国的变革，以此落实改革倡议；促进行政程序的自动化、精简和简化，将其作为综管信息系统启用程序的一部分；进一步综合征聘、晋升和安插活动，并使之更有效、更符合成本效益。 |
|
评估标准 |
接受服务的工作人员和其他对象的数目；及时提供产出；产出的成本效益；方针以及其他援助和指导的影响。 |
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主要效益 |
最后确定了征聘、晋升和安插新制度的框架和进程，并已提交供审查。建立了详细监督和报告的能力以跟踪权力下放的进展情况。随着综管信息系统单元3的完成，主要的应享权利一揽子处理已自动化，在此之前组织了大量测试和训练方案。工作人员技能清单的第一阶段已经完成，覆盖面超过整个秘书处的40％：与此同时，已拟定初步的继任计划，将其作为各方案管理人员与主管人力资源管理助理秘书长商定的人力资源管理行动计划的一部分。行动计划本身为各部门提供了一个规划和管理框架，预测人员配置方面的需求和职责，包括性别和地域代表比例、调动、尽早发出出缺通知、训练和职业发展。在负责工作人员行政管理的各组中，工作人员征聘、安插和晋升等基本事务已与福利和应享权利的行政管理合并起来。对《工作人员条例和细则》以及行政指示和准则是否得到一致应用进行监督。 |
|
次级方案3. 专家服务 |
|
目标 |
就联合国在世界各地工作人员的服务条件提供专家咨询服务；简化和加强竞争性录用程序以吸引高素质候选人就职于联合国；协助创建一种组织文化，它将通过提供秘书处全系统工作人员发展方案、职业支助机制、有效的业绩管理制度和咨询服务，促进良好业绩、不断学习和良好管理；协助建立具有竞争性的服务条件；改进对争端和纪律案例的处理以促进工作场所的公平 |
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评估标准 |
接受服务的工作人员数目，及时提供方案和产出，成本效益，服务对象满意程度，提供法律上合理、行政上可行的咨询意见，所提供服务在多大程度上实现了所述目标 |
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主要效益 |
通过一个由秘书处全系统参与的进程确定了本组织的核心职责和管理职责。这些管理职责正用于征聘、发展和考绩等人力资源系统，它们有助于推动本组织达成共识和建立共同的业绩标准。审查了所有的工作人员发展和学习方案；启动了新方案，并改善了其他方案。就分散训练问题提出的大量咨询意见大大改善了部门规划及关于支出和结果的报告。设立了关于工作人员发展活动的内联网网址。几乎所有部门都已开始实施考绩制度，并提供了扩大的职业支助方案。在41个国家组办了国家竞争性考试，加强了来自无人任职或任职人数不足的国家的工作人员征聘工作；更注重各部门参与该进程的各个阶段，以便于安插合格候选人；拟定了若干耗时短的新的专项考试；更多利用视像会议对候选人进行面试。就共同制度问题及薪酬和叙级政策为共同制度内工作人员和组织提供了大量咨询意见。进行了46次薪金调查。两年期期间处理了220个行政审查要求，118个申诉案和151个纪律案。为实施将申诉案裁决的辩护职责下放给管理人员这一试点项目拟定了程序。 |
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次级方案4. 训练和工作人员发展方案 |
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目标 |
推动组织文化的变革，确定培养基本技能和能力方面的需要并拟定有针对性的训练方案，以此协助建设目前和未来的人力资源能力。 |
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评估标准 |
接受训练的工作人员数目，所提供的方案的质量/相关性，训练方案在多大程度上实现了所述目标，技能服务于工作的情况，根据已进行的训练和发展所作的变动 |
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主要效益 |
有40 000多人参加工作人员发展方案，其中约5 000人参加了以规划、权利下放、解决问题、沟通和解决冲突为重点的监督和管理方面的发展训练。训练并旨在建设确定业绩标准、管理业绩、管理变革以及增强集体精神和问责制方面的技能。信息技术训练为过渡至新软件标准提供了方便，并有助于掌握先进专业技能（约17 000人参加）。工作人员有机会提高和更新各部/厅确定为执行不断发展的新任务所需的特定实质性或技术技能（约5 000名工作人员参加）。通过六种正式语文的语文训练方案（约9 000人参加）和关于工作地点性别问题的方案（1 000人参加）促进了多种语言的使用和对多元化的尊重。联合国行政各方案（约1 000人参加）为工作人员提供了预算、财政和采购方面的知识和技能，以期促进在整个组织采用更协调一致的标准，并支持工作人员在权力进一步下放的环境中管理资源。 |
|
次级方案5. 医疗事务 |
|
目标 |
提供医疗照顾并以最符合成本效益的方式确保世界各地的联合国工作人员享有充分的医疗照顾；增强工作人员的健康和福祉，并使职业保健风险和伤害降至最低限度；确保包括维持和平行动、各基金和计划署在内的联合国工作人员符合联合国征聘/调派的健康标准；确保工作人员按照《联合国工作人员条例》和既定政策指示参加福利方案，同时保护这些方案。 |
|
评估标准 |
服务对象对服务质量和及时性的满意程度；接受服务的工作人员数目；促进健康方案数目和用户数目；及时审查政策方针；实现医疗分类准则、指导方针和体检表格标准化；及时向行政当局提供咨询意见/决定；服务对象对所提供的信息和咨询意见的满意程度；对医疗行政事宜作出及时一致的反应。 |
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主要效益 |
为总部工作人员作了6 500多人次全面体检；医生、护士和医务咨询人员提供就症服务92 750次；免疫接种和心电图检查12 600多次。就外地各办事处的工作人员而言，核准了2 400多起医疗后撤；对15个艰苦工作地点的医疗设施作了评估；为联合国45个医疗室提供了技术支助；启用了接触后进行预防的材料包。在增强工作人员健康方面订立了以下额外方案：(一) 乳腺癌患者支援小组；(二) 扩大了糖尿病患者支援小组；(三) 将年度健康展由1天延长至2天；和(四)主动与纽约大学医学院和Sloan Kettering医院联系，以期实施乳腺癌和结肠癌早期诊断及控制心血管疾病风险因素方案，并为工作人员利用这些医务中心的服务提供便利。为维持和平行动人员签发了约19 000份体检合格证明；审查了1 200 多个医疗索偿案；就1 620个残疾养恤金案提供了意见。审查了征聘的健康标准；发放了关于家事假、病假和产假、医疗标准和体检合格证明的秘书处公告以及关于工效最佳工作地点的秘书处情况通报。 |
|
按次级方案开列的产出 /服务 |
方案所列 |
提供的数量
|
|
|
1998-1999 年 |
1998 年 |
1999 年 |
|
厨房设备的卫生检查
|
* |
6 |
0 |
|
对烹调、储存食品和进餐的所有地方每年进行一次安全、公共卫生检查
|
* |
6 |
0 |
|
(b) 在出现炸弹威胁时对有关地区进行核查
|
* |
8 |
5 |
|
对各类警报和紧急情况作出反应，如灭火、打开卡住的电梯门以及进行急救
|
* |
1 603 |
1 852 |
|
在焊接作业期间注意防火
|
|
30 |
12 |
|
调查车辆事故、赔偿案件、涉及来客和工作人员的事故、来客生病以及个人财产和联合国财产受损 |
* |
142 |
178 |
|
次级方案2：信息技术事务：
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|
1. 技术改革
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|
在支助电脑和网络基础设施的领域
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|
(a) 用较大网络服务器取代较小服务器，以便向与网络联网的所有用户提供标准的电脑应用程序
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* |
37f |
30g |
|
(b) 继续使所有使用综管信息系统的个人计算机标准化，并转用视窗95操作系统
|
* |
3 852 |
1 490 |
|
(c) 在更换技术上过时的资料库时，向实质性方案提供援助，以便大量用户可使用资料库，包括向会员国提供服务
|
* |
h |
i |
|
2. 电信
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|
(a) 加强现有数据网络，以适当支助更多使用需要大量使用网络的计算机应用程序，如因特网、电子邮件和综管信息系统
|
* |
130 |
130l |
|
(b) 更新现有电话系统，确保继续向总部建筑群提供语音邮件和传真方面的可靠支助
|
* |
k |
l |
|
(c) 加强留言和电子邮件的基础设施，分阶段利用电子邮件和传真取代电报和电传
|
* |
m |
n |
|
(d) 加强支助联合国的数据通信，以便使用诸如综管信息系统、光盘和因特网等依靠高速数码连接的应用程序
|
* |
o |
o |
|
(e) 建立全组织视象会议网络，以便在必要时供各部门、常驻代表团和与联合国方案有关的其他用户使用
|
* |
200 |
552 |
|
次级方案3：综合管理信息系统
|
|
1. 管理
|
|
协调综管信息系统的各项活动，与用户地区联络，包括总部之外的办事处，以确定优先事项 |
* |
p |
p |
|
按次级方案开列的产出 /服务 |
方案所列 |
提供的数量 |
|
1998-1999 年 |
1998 年 |
1999 年 |
|
系统修改和扩建，确保依照综管信息系统指导委员会确定的优先顺序，及时进行必要的软件更改 |
|
|
|
|
行政支助，包括控制预算，利用综管信息系统与联合国系统其他组织进行联络和协调，以通过协调照顾共同利益来实现节约 |
＊ |
q |
r |
|
2. 业务分析和方案拟订 |
|
(a) 改进和问题的处理 |
|
㈠ 分析关于更改系统的要求，以确定最为有效的技术解决办法，同时考虑到对用户和简化工作程序目标产生的影响
|
＊ |
p |
p |
|
㈡ 分析系统的更改，确定开发成本，分配资源和对实施进行规划 |
＊ |
p |
p |
|
㈢ 监测系统运行情况，确定可能需要调试或改进设计的优先领域 |
＊ |
q |
q |
|
㈣ 按照工作计划中核准的内容，对系统进行更改，并协调程序文件的测试和更改，以及酌情协调对用户的培训
|
＊ |
p |
p |
|
(b) 实质性领域的支助： |
|
㈠ 监测该系统在世界各地数据质量，确保前后一致，分析问题并确定解决办法 |
＊ |
q |
s |
|
㈡ 协助总部之外的地区和办事处的用户解决数据问题，或确定系统可能需改进之处，以解决当地的问题
|
＊ |
t |
u |
|
㈢ 考虑到联合国和其他组织的要求，合并工作计划，以确保充分利用资源，防止数据库中有冲突，并确保采用一致的作法
|
＊ |
v |
v |
|
㈣ 根据内部审计记录编写临时报告，并分析行政活动的资料，以便根据各类往来业务的频率，确定哪些领域可得益于用户对功能进行审查
|
＊ |
w |
w |
|
3. 技术支助 |
|
(a) 保持开发的环境： |
＊ |
x |
x |
|
㈠ 在UNIX操作系统、数据库管理系统和开发工具的应用方面为开发人员确定标准并提供支助
|
＊ |
q |
q |
|
㈡ 管理开发的环境，办法是确保密切控制系统的各个版本，建立各种数据库（开发、测试、诊断、灾难补救等）、对配置进行严格管理，留备份和采取其他安全措施，以保证开发硬件和软件的工作正常进行
|
＊ |
y |
y |
|
(b) 研究和测试新工具和技术支助 |
|
㈠ 密切监测新的软件和硬件工具的开发，包括更新综管信息系统使用的工具，以确定哪些工具可能改进该系统的运作并提高其能力
|
＊ |
q |
z |
|
㈡ 协调安装和测试新工具，以便为系统选择最适当的工具 |
＊ |
aa |
bb |
|
㈢ 向其他工作地点的开发和操作单位提供技术支助，并与总部负责操作的技术单位合作，分析现有的工具，以便更好地加以利用
|
＊ |
q |
q |
|
次级方案1. 警卫和安全 |
|
目标 |
保护联合国总部的人员和财产，并确保总部有安全的环境；与其他主要工作地点一道制订统一指挥的构想；向这些地点的警卫以及派到外地特派团的警卫人员提供培训。 |
|
评估标准 |
整个联合国房舍任何时都有有效的警卫措施。整个联合国具有一个统一和一致的指挥结构/有充足的训练有素的警卫，他们熟悉多方面的警卫业务。消防和安全的反应机制有所改进。 |
|
主要效益 |
确保联合国有安全的无虞的环境，重点放在来访的贵宾、代表、工作人员和来客以及总部建筑群中的联合国财产。警卫和安全处被同侪视为一个现代化的、训练有素的警卫单位，以其应变的管理风格、富有创意的主动行为以及为顾客服务的方式著称。 |
|
次级方案2. 信息技术事务 |
|
目标 |
更新总部的基础设施，使之现代化，以确保有效地获取和传播信息；提供技术支助事务和监测遵守既定标准的情况；就应用程序、数据安全、电子文件管理和工作流程系统的最佳作法为整个秘书处提供指导。 |
|
评估标准 |
实现这些目标的程度。用户的积极反馈。 |
|
主要效益 |
已建立一个现代和可靠的基础设施，保障局域网和广域网总的基础设施能广泛得到利用：转用现代电子邮件系统；以及整个网域采用一致的桌面和办公室自动化工具。整合局域网的服务器；更新130多个局域网布线室；全面采用中央管理软件；以及达成服务协议，均减少了停机次数，并确保有一致的软件基础。通过安装新的路由器，在所有主要工作地点更新广域网，将此作为采用更新技术的第一步。另外，还更新了总部的地面站，满足维和行动所增加的需求以及通信量的增加。在取代专用交换机之前，也更新该机器，以满足已需求的增加。 |
|
次级方案3. 综合管理信息系统（综管信息系统） |
|
目标 |
开发软件以改善系统，并使其不断更新；在主要用户中进行协调，以选择开发和纳入新的应用程序的最佳战略；确定系统改动和扩大的优先事项，并协调总部和总部以外的办事处的技术支助。 |
|
评估标准 |
实现这些目标的程度。用户的积极反馈。 |
|
主要效益 |
尽管出现拖延，该系统继续得到改善，颁发并成功安装了新单元，报告数量增加并得到改进。迄今为止，比例最大的一部分行政往来业务实际上是总部通过综管信息系统处理的随着总部之外的办事处逐步建立该系统，相同情况也将在这些办事处出现。综管信息系统的建立自然使得处理行政工作的方式完全改变。综管信息系统有助于改革进程。 |
|
次级方案4. 采购和运输 |
|
目标 |
改变采购职能，使其能作出更适当的反应，提高速度，而且更具有成本效益，并确保采购过程具有竞争性、公平而且具有透明度。通过扩大所有设在纽约的基金和方案之间采用的共同事务做法，根据不断变化的市场状况作出调整，并尽可能扩大联合国的购买力，以提供有效和富有成本效益的旅行和运输服务。 |
|
评估标准 |
除了提供服务及时、准确性和顾客满意外，已采用各种工作量的统计资料来评估业绩。 |
|
主要效益 |
采购司改进其因特网主页，现在有登记程序表，要求人们表明其兴趣，并有关于目前投标和最近中标的资料。除了加强采购透明度之外，也努力为发展中国家和经济转型国家的供应商改善商业机会，办法是制作录象和光盘材料，介绍采购活动和卖主登记程序。在旅行和运输方面，重点放在共同事务方面，通过为设在纽约的联合国实体制订办公室用品的通用合同，产生大量节余。联合国旅行标准得到监测；有效和及时地交付货物和服务。通过扩大与航空公司签订的有关协定，联合国得到的减价机票有所增加。 |
|
次级方案5. 房舍管理 |
|
目标 |
以有益和有效率的方式规划、管理、维修和使用总部现有一切有形设施和资产；进行必要的空间管理、大楼翻修或改建工程。从技术上支助联合国的会议事务和其他活动。提供邮件、外交邮袋、文件和资料发送服务；并保持大楼在美学、结构和环境方面的完整性。 |
|
评估标准 |
及时、有效和可靠地提供各种服务。根据行业标准和基准，并以富有成本效益的方式提供服务。改进顾客服务和反应的时间。遵守卫生、安全和建筑方面的现行条例。项目均及时圆满完成，未超过预算，质量也很高。 |
|
主要效益 |
适当和有效地维修大楼及其各种系统通过提供高效率和可靠的服务，改善工作人员和代表的工作环境。安全、卫生和舒适的环境，使大楼的来客和使用者感到大楼更美观。有效管理设施、空间和租金，以及内部和订约承办的服务均节余大量资源，用来促进联合国的其他必要服务。 |
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次级方案6. 档案和记录管理 |
|
目标 |
保留和维持具有长期价值的记录，指导秘书处各办公室如何管理纸面、记录和电子记录。制订更有效地转移和保留记录的时间安排程序，并积极评估和处理短暂的记录。 |
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评估标准 |
数据库有准确性，有理智地管理资料和记录。改善空间利用率。加强记录和档案的保护及利用率。及时提供参考和保持记录的咨询服务以及用户在这方面的满意程度。 |
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主要效益 |
在整个秘书处提高了人们对有效保持记录的认识和承诺。确定应保留的核心记录，获得可供保留档案的地点，以更换档案和记录管理处目前所在的地点，并作为今后可能建立共同事务中心的基础。确定应保留的非核心记录，这些材料是否保留应视能否获得较低成本的商业储存地点而定。向卢旺达问题和前南斯拉夫问题国际刑事法庭提供专门知识。扩大与其他机构的合作。 |
| |
|
立法审查 |
信息技术和电信方面的进展，以及建立综合信息系统的情况得到了大会的详细审查。尽管一些拖延和超支情况受到批评，大会承认已取得很大进展。大会不断审查采购的改革和改组，积极评价已取得成果。 |
|
外部审查和评价 |
所有支助事务均需不断得到、有时是同时得到各监督机构的审查，重点放在各种具体的问题上，以及内部总的监控和业务效率。这些审查的建议通常得到接受和执行。 |
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内部评价和吸取的教训 |
共同事务单位不断通过工作量统计数据、顾客满意程度的调查、以及外部顾问的专家评估，监测它们的业绩。一些评价旨在参照私营和国营部门中的类似事务单位，制订业务的基准。 |
|
改革和改组的影响 |
改革和改组加强了管理的灵活性，促进共同事务的协作，并鼓励工作人员承担更多的挑战和责任。管理文化正朝着更加透明、有效和建立团队的作业模式演变。 |
|
目标 |
1. 在人力、财务和信息技术的资源管理的主要问题方面，向管理人员和工作人员提供政策建议和指导；
2. 向所有接受服务的实体，提供包括语文和工作人员发展培训在内的各种行政和人力资源管理服务，包括工作人员咨询服务，与瑞士当局的联络以及司法行政；
3. 向实质性方案和会议活动提供财务和预算服务，包括医疗和人寿保险服务；
4. 向实质性方案和会议活动提供支助服务，包括警卫和安全、采购和运输、房舍管理、邮件及邮袋和记录的管理；
5. 提供各种信息技术和电信支助服务，包括开发和维持至关重要的应用程序和向实质性方案和会议活动提供整个网域的电信设施；
6. 解决与2000年就绪有关的所有潜在问题。 |
|
评估标准 |
在制订绩效指标和进行效率评估之前,通过问卷评估用户对所提供服务的及时性、质量、反应程度和费用的满意程度。评估服务质量的其他较不正式办法包括用户的书面和口头交谈。对信息技术和其他服务的需求稳步增加，这可作为表明所提供服务质量的一项指标。 |
|
主要效益 |
有效率和有效益的支助服务有助于各用户实体执行方案。各地点用户的答卷均将所提供的各方面服务评为满意和优异，只有极个别除外。尤其是，在日内瓦办事处支助的重要人道主义救济活动中，就救灾难援助和协调采取的紧急活动所产生的重大影响得到确认。日内瓦办事处在共同事务基础上提供的信息技术服务，总的来说已减少信息技术的开支，办法是加强硬件、软件和信息技术专门知识的标准化和提高分享程度。经由日内瓦办事处技术革新委员会做出的决定也有助于减少成本。通过中央/共同事务的办法实现的规模经济，已大量节约电信成本。对提供人力资源管理领域中的服务采取一项综合的办法，已通过扩大责任范围和提高质量提高了人们的积极性。 |
|
外部审查的评价 |
联合检查组、联合国审计委员会和监督厅均评价了日内瓦办事处提供的服务。执行了若干建议，除其他外，这些建议涉及加强电信领域的费用回收和提高效率措施；加强人力资源管理的一致性；加强基本支助服务领域中的机构间合作；严格审查向预算外用户提供服务的费用计算办法，以及加强财务工作中的安全措施。 |
|
内部评价和吸取的教训 |
依照联合国总部的政策指示、“触发的事件”以及用户满意调查的结果，对各科和各处进行了内部评价。为了对根据秘书长关于人力资源管理的改革方案提出的业务、组织和战略改革直接作出反应，继续执行一项关于使人力资源管理的职能合理化和改革这些职能的方案。在1999年，对业务职能采取了一项综合办法，以提高服务的效率，便利服务质量的评估。在减少司法行政案件的积压，以及在提供培训和考试服务方面也有进展。
由于激进分子和采取暴力的示威者多次冲击日内瓦办事处，因此，进行了几次审查，以加强日内瓦办事处的警卫和监控设施，并修订了日内瓦办事处的保安概念。
为2000年就绪进行的准备工作使人们有机会测试日内瓦办事处的准备状态、其协同处理潜在危机的能力，以及制订全办事处应急计划的能力。
另外，在使用信息技术和软件方面，也有一些改进。由于认识到在财务审理和汇报方面，以及在提高提供服务的成本效益方面大量使用和依靠信息技术，因此加强信息技术、资源和能力被视为日内瓦办事处发展目标的一个战略重点。该司所提供的各种服务需求量大增，包括信息技术服务，这些服务已大大影响到该司的工作量，因此，需要正式的服务协议、收费办法，并注重对用户进行指导和不断培训工作人员。 |
|
改革和改组的影响 |
为实现规定的节余而采取的改组措施以及由此引起的的裁员，未对大部分领域的方案执行情况产生不良影响。财务领域尤其通过改进工作方法和实现电脑化，提高了生产力，确保了方案的执行。在信息技术领域，改组减少了员额，同时更多依靠外部的临时合同工，尤其在2000年就绪准备工作中。这种重新确定资源用途的作法使我们能处在最新信息技术的前沿。 |
|
按次级方案开列的产出/服务 |
方案所列 |
提供的数量 |
|
1998-1999年 |
1998年 |
1999年 |
|
次级方案1. 财务和预算 |
|
|
|
|
(a) 为维也纳联合国办事处各办公室和方案以及为联合国国际药物管制规划署编制两年期方案和预算（只限经常预算） |
＊ |
11 |
0 |
|
(b) 对这些办公室的经常预算拨款和预算外资源进行预算控制，包括进行核证和控制员额配置表职能
㈠ 监测经常预算组织单位
㈡ 处理员额管理行动 |
＊
|
12
2 200 |
12
3 125 |
|
(c) 编制所涉方案预算问题的说明草案供总部核可，以及向职司委员会和委员会提供有关服务。
编制所涉方案预算问题 |
＊ |
4 |
1 |
|
(d) 提交预算外资源（不包括联合国国际药物管制规划署）及变更地点和有关协议的费用计划。
编制预算外资源呈件（信托基金和其他） |
＊ |
8 |
8 |
|
(e) 为维也纳联合办事处及联合国国际药物管制规划署各组织单位执行会计、发薪、付款及支用经费和金库职能。
㈠ 处理付款凭单
㈡ 支付旅费
㈢ 金库行动（电子资金转帐、存款、支票）
㈣ 薪金（工作人员人数） |
＊
|
6 989
2 300
15 476
990 |
9 051
3 000
15 791
760 |
|
(f) 拟订行政当局对外聘审计员委员会、内部监督事务厅和联合检查组等机构的回复
㈠ 回复外聘审计员委员会的次数
㈡ 回复监督厅的次数 |
＊ |
4
4 |
3
7 |
|
(g) 关于向利用维也纳国际中心设施的预算外资源支助的秘书处单位、共同制度实体和政府间组织提供方案支助的费用偿还协议。
-编制偿还协议和就其进行谈判 |
＊ |
12 |
13 |
|
次级方案2. 人力资源管理 |
|
|
|
|
(a) 政策方向、指导和监督
召开协商会议及视需要提供政策指导 |
＊ |
0 |
0 |
|
(b) 人事征聘和行政事务。
㈠ 专业人员和一般事务人员征聘
㈡ 专业人员升级安置
㈢ 任命和升级机构的会议
㈣ 保留办公室（人事）档案
㈤ 专业人员和一般事务人员叙级通知
㈥ 签发合同
㈦ 得到行政支助的退休人员数
㈧ 起草和处理的人事行动
㈨ 支助派到维持和平特派团的工作人员和家属
㈩ 征聘/支助实习生
（十一） 管理协理专家
（十二） 征聘/支助志愿人员 |
＊ |
111
107
54
3 550
124
900
260
3 007
20
45
11
10 |
206
112
68
3 594
260
1 032
260
3 739
35
77
17
14 |
|
(c) 在职工作人员训练方案
㈠ 办公室自动化课程（教学时数）
㈡ 实质性技能训练活动
㈢ 语文训练（参加人数）
阿拉伯文
中文
英文
法文
俄文
西班牙文 |
＊
|
75
28
63
24
189
178
50
127 |
85
35
67
32
160
144
61
118 |
|
(d) 征聘和安置口译员及其他会议事务人员
会议事务短期征聘 |
＊ |
1 027 |
1 250 |
| |
|
|
|
|
(e) 职业发展管理-举办全国竞争性征聘考试和G级升P级考试。又见(c)在职工作人员训练方案和（h）工作人员福利和工作人员发展 |
＊ |
6 |
4 |
|
(f) 工作人员与管理人员的关系
同工作人员代表协商 |
＊ |
75 |
144 |
|
(g) 司法行政，包括向设在维也纳的联合申诉委员会和联合纪律委员会提供实质性的支助和秘书处支助。
㈠ 联合申诉委员会的案例
㈡ 联合纪律委员会的案例 |
＊ |
14
1
|
6
0 |
|
(h) 工作人员福利和工作人员发展活动
㈠ 同工作人员顾问接洽过的维也纳办事处/药管办事处工作人员人数
㈡ 为即将退休工作人员举办的讨论会次数（同工发组织和原子能机构联合举办） |
＊
|
306
0 |
568
1 |
|
次级方案3. 支助事务 |
|
|
|
|
(a) 为在维也纳国际中心的联合国各办事处管理和操作联合国通信系统
㈠ 进行登记的次数
㈡ 发出电报数目
㈢ 发出传真数目（页数）
㈣ 监测的电话分机数目
㈤ 寄出的信件/印刷品数目
㈥ 收发特别信使送交信函数目
㈦ 处理大宗邮件重量（公斤）
㈧ 发出的外交邮袋重量（公斤）
㈨ 享受送信员服务的工作人员人数 |
＊
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12 100
200
7 300
2 371
128 100
5 100
11 400
42 300
1 700 |
12 800
200
5 800
2 507
139 200
4 900
10 700
46 400
1 700 |
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(b) 为维也纳的联合国组织单位和方案监督采购、存货控制和财产管理方面的商业活动
㈠ 采购数目
㈡ 采购价值
㈢ 合同数目 |
＊ |
273
1 600 000
89
|
410
3 400 000
77
|
|
㈣ 合同价值
㈤ 所管理的存货价值
㈥ 所监测的发放办公室用品申请的价值 |
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2 700 000
11 900 000
215 000 |
3 300 000
14 400 000
205 500 |
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(c) 为在中心的其他国际组织安排旅行和运输及发放通行证和其他旅行证件
㈠ 保险索赔的数目
㈡ 处理货运送数目
㈢ 处理签证申请书数目
㈣ 处理报关单数目
㈤ 处理旅行行动数目
㈥ 购票的价值
㈦ 处理联合国通行证数目
㈧ 处理联合国证件数目 |
＊
|
157
166
500
673
3 035
3 100 000
1 865
570 |
207
179
532
667
2 889
3 000 000
2 380
384 |
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(d) 根据联合国的总面积分配空间和协调有关房舍事务需求
㈠ 管理的空间（属于维也纳办事处）
㈡ 房舍管理行动（提供的服务、包括墙壁和办公室的移动） |
＊ |
48 600
657 |
50 000
574 |
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(e) 对建造、改动、改进、重大维修和停车场业务经费的使用进行管理
㈠ 进行改动和改进的价值
㈡ 已执行的改动和改进项目的数目
㈢ 重大维修的价值
㈣ 使用停车场的汽车数目 |
＊ |
784 300
0
325 000
2 640 |
382 900
18
325 000
2 612 |
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次级方案4. 电子支助事务 |
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(a) 维持和改进处理薪金、文件管制、人事总卷、员额配置表、通行证管制和统计数据的现有主机和域局网计算机应用程序
㈠ 服务台每月回应的次数
㈡ 所支助的外部网关数目
㈢ 管理和操作的服务机数目
㈣ 所支助的域局网应用程序数目 |
＊ |
1 000
12
34
40 |
1 232
6
34
47 |
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(b) 建立独立主机处理能力的工作
维持的联机磁盘储量（千兆字节） |
＊ |
200 |
200 |
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(c) 协调与办公室自动化有关的活动。
㈠ 服务台支助的工作站数目
㈡ 服务台支助的打印机数目
㈢ 服务台支助的使用者数目 |
＊ |
930
310
825 |
970
310
850 |
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次级方案5. 警卫和安全事务 |
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(a) 检查进入维也纳国际中心房地的人、车辆、包裹。
㈠ 为其提供警卫服务的会议次数
㈡ 检查进入货车的数目
㈢ 接受检查的参观者与会者人数
㈣ 检查出的武器数目
㈤ 用X光机检查邮件的数目 |
＊ |
781
16 215
210 408
158
47 705 |
748
19 912
192 899
170
30 338 |
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(b) 发放通行证和身份证。
发放和予以延期的通行证数目 |
＊ |
16 919 |
25 255 |
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(c) 调查在房地上发生涉及警卫或安全问题的一切事件
㈠ 对医疗紧急情况作出反应的次数
㈡ 对真假火警作出的反应 |
＊ |
110
35 |
84
29 |
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(d) 负责所有室地约11 000个门锁和30 000把钥匙的保卫工作
㈠ 发给/交还钥匙数目
㈡ 根据特别要求开启的办公桌/室地的数目 |
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1 427
129 |
1 338
158 |
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目标 |
1. 按照大会、人类住区中心（生境）和环境规划署理事机构以及在内罗毕和其他地点的各国际公约秘书处的授权，以及时和符合成本-效益的方式规划和协调会议并为其提供服务。在这方面，会议事务处要：在内罗毕保留会议事务，将其作为内罗毕办事处的必要组成部分；提高内罗毕办事处会议设施的利用率；维持和增加用户；利用远距离笔译技术为在内罗毕以外举行的所有会议服务。
2. 翻译人类住区中心、环境规划署和公约秘书处的所有正式文件，包括酌情在符合成本-效益情况下通过外包的翻译，方法是使用通过因特网进行联系的合同笔译员。
3. 以具有竞争力的条件向机构用户和预算外用户提供高质量的复制和印刷服务。 |
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评估标准 |
1. 召开由会议事务处提供服务的各种会议的要求增加。在内罗毕召开有口译的政府间会议的数量将达到190个；在内罗毕召开无口译的会议次数为350；未排入会议日历的会议为20个；在内罗毕之外召开有远距离多种语文笔译服务的会议为380个。每年向会议委员会提交的关于利用率的统计分析。
2. 笔译人员的生产力提高。在不增加人员的情况下，编辑和翻译的页数应达到54 000，外包翻译则达到12 000页。授权各语文股股长就外包翻译作出决定，以便能够按期交文件，把紧缺的人力资源用于日常翻译和会议服务。
3. 印刷厂的产出应达到1亿页。黑白文件的复制改用数字印刷。彩色印刷是印刷厂的一项重要活动。产品众多使印刷厂成为更具有吸引力的服务中心。 |
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主要效益 |
1. 在内罗毕保留会议事务，作为内罗毕办事处的一个必要组成部分。在内罗毕的会议活动有所增加，1999年与1998年相比增加了108％。有口译服务的政府间会议达444次；无口译服务的会议为350次；未列入会议日历的会议为20次；在内罗毕之外举行有多种语文远距离笔译服务的会议为380次。用户有所增加。大会决定在内罗毕办事处建立一个常设的口译处，内罗毕正在成为一个更有吸引力的会议中心。
2. 通过实际授权各股股长负责外包翻译，会议事务处能够利用远距离翻译，无需派语文工作人员到会议地点就能为在内罗毕内之外举行的一切会议服务；因而提高在内罗毕的人力资源的利用率；结果增加总体翻译量，超出预定目标。笔译的产量比工作量标准高出25％。
3. 在1999年印刷厂装置两部Docutech-Xerox机器，开始数字印刷。现在需要复制文件的80％是由这两部机器印制的。每部机器各由一人操作。胶印设备腾出的能力用于制作彩色产品，它们的市场价值较高。省下的工作人员用于支援印刷厂的其他领域。数字印刷逐渐取代送信员服务。 |
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立法审查 |
每年向会议委员会的实质性会议提交关于内罗毕办事处会议事务执行情况的数据；每两年在预算编制过程中向大会提交实际和估计的工作量指标。 |
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外部审查和评价 |
监督厅建议审查有关为会议提供服务的授权，以期进一步将涉及联合国会议的职责交给内罗毕办事处。会议事务处根据有关建议对潜在会议服务需求进行了调查，尤其注重调查现有和潜在用户对口译的需求，调查结果于1999年8月提交会议部。大会在第54/248号决议B节中决定在内罗毕设立一个常设口译组。 |
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内部评价和吸取教训 |
两年期执行情况的内部分析显示收费系统的运作有其好处和不足之处。这项服务更面向用户，使用户较满意，在满足用户要求方面灵活性也较大。它提高生产力和激发工作人员的创造力。消极作用是：降低职业保障，影响工作人员的士气；要编制的行政和成本会计报告太多；可进行长期规划的时间较少。设立口译组是一正确措施。 |
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改革和改组的影响 |
调整和改组增加了成本-效益，提高了效率和用户满意程度。 |