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第五十五届会议 暂定项目表项目117 财务报表和审定财务报表 审计委员会建议的执行情况 秘书长的报告 一. 导言 1. 在其1998年3月31日第52/212 B号决议中,大会接受秘书长说明(A/52/753)附件内所载审计委员会的建议,即每年应向大会就根据审计委员会的各项建议已采取或即将采取的各项措施的进展情况提出报告。 2. 本报告就是按照这项建议编写的。审计委员会关于1997年12月31日终了的财政期间1 的报告中载有各项建议,秘书长1999年6月23日报告(A/54/140)中提到其中未充分执行的建议,本报告就这些未充分执行的建议所采取或即将采取的措施提供了资料。 3. 在编写本报告时,还参考了大会下列各决议内的规定：1994年12月23日第49/216 A号决议,特别是第9和10段;1994年12月23日第49/216 B号决议,第3和4段;1994年12月23日第49/216 C号决议,第3段;1995年12月23日第50/204 A号决议,第4段;1997年4月3日第51/225号决议,第A节第10段;以及1998年3月31日第52/212 B号决议,第3至5段。 二. 以前提出但未充分执行的建议 4. 审计委员会在其提交给大会第五十三届会议的报告2第9(a)段中曾提请注意其1990-1991年和1994-1995年的建议,即行政当局应解决在专家和顾问的雇用、评薪和考绩方面的缺陷。 5. 1999年8月25日ST/AI/1999/7号行政指示中颁布了关于使用顾问和独立订约人的新准则。根据大会的请求,1999年8月25日向行政和预算问题咨询委员会提交了关于执行这些准则的报告(A/C.5/54/4)。咨询委员会向大会第五十四届会议提交了它们的结论(A/54/450)。第五委员会在大会第五十四届会议第一次续会期间进行了讨论,然后决定把这个问题推迟到第五十五届会议审议。主管人力资源管理助理秘书长负责执行本建议。 6. 审计委员会在其报告第9(b)段内曾提请注意其1992-1993年的建议,即行政当局应制定和实施职业发展制度。委员会报告第11(h)段重申了这项建议。3 7. 职业发展制度的基本原则是,由本组织、管理人员和工作人员自己共同承担职业发展的责任,而这个制度还在继续发展和加强。 8. 本组织继续着力培养工作人员,促进不断学习的新文化。工作人员的发展需要是通过三个中心协调的方案来满足的。这些方案的目的是,建设核心能力和管理能力,接受共有的组织文化和价值,以及为满足具体的实质性和技术性的培训需要而制定的权力下放方案。各部门的年度规划进程都不断地对工作人员的发展需要进行评估。考绩报告中硬性规定的工作人员发展目标是关于个人培训和发展需要的重要投入来源,将列入部门培训的全盘规划中。 9. 能力标准手册是经过共同参与制定的,进程中包括了整个秘书处的工作人员。该手册已于1999年年中定稿并分发给所有工作人员。其中包括3个组织性的核心价值,8种核心能力和6种管理能力,它将协助在整个组织内,促进共有价值和共同标准。正逐渐把各种能力纳入所有人力资源制度中,包括征聘、工作人员发展和考绩。题为“联合国未来的能力”的小册子已经分发给全秘书处所有工作人员。这个小册子是用作一个简便的参考工具,其中对能力作了解释,规定了业绩指标,这个指标是对能够在行动中显示能力的、可观察到的行为的描述。 10. 正在整个秘书处内举办讲席班,以促进对各种能力及其适用问题有更深入的了解。对工作人员发展方案进行了重新调整,还采用了一个支助能力发展的新方案。《2000年工作人员发展方案》中提出了一个称为“能力联系”的新特点,以突出发展方案和能力之间的关联。新方案包括建立基于能力的面试和挑选,为提高业绩进行的工作规划/辅导,创造性地解决问题和决策,向管理人员提供信息技术和一系列小组讲席班,包括团队沟通技巧。将展开人事管理方案的第三阶段,目的是进一步发展和加强本组织中个人和部门两级的管理能力。 11. 《发展能力指南》定于2000年印发,并将分发给所有工作人员。这个《指南》将成为个人发展规划工具。作为对《指南》的补充,还将拟定一个课程框架,具体说明本组织内向不同责任级别发展所需的技能和能力。其他刊物、包括职业支助指南和管理人员的工作人员发展指南,将协助工作人员和管理人员更有效的规划他们自己以及工作人员的职业发展,特别是考虑到迅速变化的工作环境和联合国不断发展变化的需要。 12. 已经制定了各种职业支助方案,并提供给总部以及远离总部的各办事处的工作人员和管理人员,目的是教导职业规划技能；提供组织系统、工作机会和职务要求方面的资料；鼓励对话；促进理解工作人员、管理人员以及本组织在职业规划和发展方面的作用和责任。这些方案包括职业发展讲习班、信息交流会、录象解说会和小组讨论会。 13. 在业绩管理制度下,所有负有监督或管理责任的工作人员都需要完成与其工作人员发展有关的目标,而所有工作人员需要至少列出一项在报告所述期间应实现的专业发展目标。今后对业绩管理制度的修订将把能力包括在内,以进一步加强业绩管理、工作人员发展和专业进展之间的联系。 14. 继续特别关注初级专业工作人员。2000年初开展的职业支助方案包括了对通过国家竞争性考试聘用的或通过一般事务人员到专业人员考试而晋升的初级专业人员人作管理下的调动安排。根据管理下的调动制度,所有新聘用或提升的初级专业人员,在联合国任职的头五年内,都将接受在两个职务上的在职训练和经历。在聘书和任用书中都将列入这项规定。目前正在为有2年或更长服务时间的P-2级的工作人员制定自愿性质的管理下的调动办法。自1997年以来,还为初级专业人员设计了其他职业支助机制,包括为期五天的概况讲习班和发展方案,包括通过个人会谈、电话和电子邮件继续保持联系和咨询服务。1999年,在远离总部的五个办事处,为初级专业人员举办了后续活动讲习班,还计划在2000年期间在其他工作地点举行类似的讲习班。 15. 总的人力资源管理改革方案的目的是,培育和维持国际公务员为一个越来越注重外地的组织提供服务的能力。作为该方案的一部分,还制定了各种提案,以确保联合国能有效地管理调动,对工作人员进行跨职能、部门、职业和工作地点的调动,以满足业务需要,培养更多的多种才干和技能的工作人员,提供更多样化的职业机会。主管人力资源管理助理秘书长负责执行本建议。 三. 审计委员会报告第11段内的建议的 执行情况 16. 审计委员会在其报告第11(a)段中建议行政当局改进监督工作,确保各款和每个责任中心的最后支出数额尽可能接近为该两年期核拨的款额。 17. 将继续实施这一建议。在1999年6月30日终了的期间内,大会核拨预算资源的各款内都未出现超支的情况。主管方案规划、预算和帐务助理秘书长负责执行本建议。 18. 审计委员会在第11(b)段内建议行政当局把所有会计系统与综合管理信息系统(综管信息系统)合并在一起。 19. 在远离总部的办事处里,正逐步实施综管信息系统,同时继续合并会计系统和综管信息系统的工作。预计这项工作将于2001年4月完成。主管中央支助事务助理秘书长和主管方案规划、预算和帐务助理秘书长负责执行本建议。 20. 审计委员会在第11(c)段内建议行政当局修改第3版综管信息系统,以避免在综管信息系统外对应收和应付帐户进行大幅度调整；提供关于应收和应付帐户各项目的债务人/债权人的详细身份资料；使本组织能积极追讨债务、特别是那些长期拖欠的帐户。 21. 1998年7月,为离职后健康保险增加了总分类帐簿代号,并对离职后健康保险的电脑接口方案做了重大变动。综管信息系统的项目小组正在对影响到离职后健康保险文件的联机过帐规则做改动。方案规划、预算和帐务厅正在进行测试,计划很快转入运行。对1999年12月31日结算的帐户采用接收/应付帐户抵销报告。应收帐龄报告和尚未交清交款的应收帐龄报告将在2000年定稿。主管中央支助事务助理秘书长和主管方案规划、预算和帐务助理秘书长负责执行本建议。 22. 审计委员会在第11(d)段内建议行政当局尽早预先计划主要的维修工作,以避免紧急合同,给予核可过程和进行竞争性投标工作充分的时间,并有足够的时间审查承包商和供应商的背景。 23. 自1999年4月开始,采购司开始为其1999年的计划要求秘书处各厅部和远离总部的办事处提出年度采购计划。 1999年11月,该司与各办事处联系,要求它们提出2000年计划,并打算每年都与各厅部联系,请它们提出下一年的计划。在接到计划后,用这些资料与有关的办事处协商,规定实际采购做法。采取这种做法是为了尽可能地避免紧急情况,以便有足够的时间采购,如有可能,合并采购计划,以达到规模经济的效果。主管中央支助事务助理秘书长负责执行本建议。 24. 审计委员会在第11(e)段中建议行政当局确保预期投标人有足够的时间答复。 25. 为了给可能的供应商有足够的准备时间,同时充分确认有必要对采购、特别是维持和平特派团采购方面的需要作出迅速反应,采购司已开始利用其因特网主页,在上面邀请有意投标人的注意,预先提醒可能的供应商注意即将提出的采购需要。 26. 审计委员会在第11(f)段中建议行政当局,在《采购手册》列入关于公开投标的指导方针,规定供应商审查委员会多长时间审查一次对预期供应商的评价。 27. 对先前建议的反应显示,采购司一直用其因特网主页邀请有意者。采购司还为可能的供应商提供近期投标和给予合同的资料,以使可能的供应商熟悉采购司的采购活动,并鼓励他们在采购司登记。此外,在采购这种产品或服务时,该司已开始试验性地邀请在该特定产品或服务项下已登记的所有可能供应商。这些措施几乎已取代了以印刷方式提出的公开招标,因为它是与可能的供应商联系的更有效手段。 28. 不断的改进和利用因特网主页,使采购司能与更多的商业团体联系,鼓励它们在该司登记,争取未来的生意机会。为了协助登记工作,对在因特网上登载资料、与该司联系的那些供应商的申请作出更及时的反应,供应商审查委员会只有在对供应商的履约情况有疑问时才召开会议。主管中央支助事务助理秘书长负责执行本建议。 29. 审计委员会在第11(h)段中建议行政当局不应拖延拟定和实施职业发展战略。 30. 第5至第15段中描述了行政当局对本报告的答复。 31. 审计委员会在第11(j)段内建议行政当局考虑建立一个制度,规定共同事务的用户根据一种费用分摊办法来支付这种服务费用。 32. 费用分摊办法迄今尚未确定。经过联合国各组织的合作努力,自1997年以来发展的所有共同事务活动都已实施,没有产生任何费用。预计下个阶段的活动需要共同事务组织的进一步参与,将需要联合国有关组织作出具体的财务资源承诺。考虑到所涉技术领域的多种多样及其活动的性质,预期会制定各种费用分摊制度,以适应相互商定的安排。主管中央支助事务助理秘书长负责执行本建议。 33. 审计委员会在第11(k)段中建议行政当局请联合国日内瓦办事处和维也纳办事处采用秘书长为会议事务建议的一套主要业绩指标,并为其他事务制定业绩指标。 34. 已做出努力,改善总部与联合国日内瓦办事处和联合国维也纳办事处之间的通讯和协调,以确保服务效率、连贯性和质量。这些努力包括在全年中加强协商,在语文安排、文件和出版物问题机构间年度会议上进行正式讨论。一个全新的重要机制是,召开秘书处会议事务管理人员年度会议,目的是加强各工作地点会议事务之间的协调。 35. 正如秘书长报告(A/54/140,第43段)中所指出的,根据审计委员会的建议,会议事务职能方面的工作量统计数字同样适用于总部、联合国日内瓦办事处和联合国维也纳办事处。这三个工作地点都建立了产出和产量指标以及质量管理机制。仍在努力探讨扩大业绩指标、以把其他事务包括在内的可能性。 36. 为了解决服务的延误问题,大会事务和会议事务部竭力改善这方面的情况,简化和寻找最佳工作程序,特别是联合国日内瓦办事处和联合国维也纳办事处。如果能得到其他部门的理解和支持,进一步的改善也是有可能的。主管大会事务和会议事务副秘书长负责执行本建议。 37. 审计委员会在第11(l)段内建议行政当局把非洲经济委员会(非洲经委会)和亚洲及太平洋经济社会委员会(亚太经社会)的会议中心设立为独立的费用中心,一切与其业务有关的费用都应拨归给相应的费用中心,以便更准确地确定其效益。 38. 至于非洲经委会会议中心,已经设立了一个独立的费用中心,自2000年1月以来,用以记录支出和收入。亚太经社会也已开始实施。主管方案规划、预算和帐务助理秘书长负责执行本建议。 39. 审计委员会在第11(m)段内建议行政当局监测和加速准备管理遵守2000年规格问题的步伐；一切系统,包括那些由于新近发展而被认为遵守2000年规格的系统,都应该彻底地提早进行遵守2000年规格的测试,以便解决缺陷问题,避免在世纪转换时出现任何意外；综管信息系统也应该正式进行遵守2000年规格的测试。所有系统都应拟定好应急计划。 40. 向2000年的过渡很成功。 四. 报告内载建议的执行情况 41. 除了上述主要建议之外,委员会在报告全文中还提出了其他具体建议。 42. 审计委员会在第23段内促请行政当局进一步考虑委员会在关于1994-1995两年期报告中的建议,即在使用第3版综管信息系统的情况下,修改其提交给大会各份预算执行情况报告,以反映出在接近两年期终了时的实际开支和预测。 43. 这项建议已经实施,已根据两年期头20个月的实际支出数据(比上一个两年期中头18个月的数额增加)提出了1998-1999两年期第二次执行情况报告。在帐户结束时记录的1998-1999两年期的实际支出数额为24.878亿美元,第二个执行情况报告预测的数额为24.883亿美元。这说明1996-1997两年期第二次执行情况报告的预测质量有了明显提高。当时的预测是25.494亿美元,在该帐户结算时记录的实际支出为25.327亿美元。主管方案规划、预算和帐务助理秘书长负责执行本建议。 44. 审计委员会在第48段内建议(a)联合国总部审查连同部门间列帐凭单提供的支持文件的程度,以便确保列入足够详细的资料,核实和适当地记录这些交易;(b)联合国总部和日内瓦办事处更经常地监测和核对部门间列帐凭单,以便这些会计事项在某一财务期间结束时能够适当地在决算中反映出来;(c)财务报表显示部门间列帐凭单的毛额,适当地分类为尚待处理的会计事项。 45. 正在采取各种措施、包括大范围地扫描文件,以确保每月向远离总部的办事处提供的支持性文件附有部门间列帐凭单。自1997年以来,处理和核对部门间列帐凭单的工作已有了明显改善。两年期之前的部门间列帐凭单,在1998-1999两年期帐户结算之前已大部分结清。1998-1999两年期的财务报表显示了待处理的部门间列帐凭单毛额。主管方案规划、预算和帐务助理秘书长负责执行本建议。 46. 关于联合国内罗毕办事处现金管理的问题,委员会在第50段中建议,应编列现金流动预测报表,把它作为有效的现金管理工具。 47. 联合国内罗毕办事处已采取步骤,充分利用计息帐户和短期投资,以尽量增多利息收益。办事处认为,编制现金预测报表既不能另外增加利息收入,也不能得到其他益处。现金预测的一个主要问题是,很难准确地预测自愿捐款和作出规划。因此,不考虑制定正式的现金流动表,因为它既不能带来任何实际益处,成本效益也不高。联合国内罗毕办事处负责执行本建议。 48. 审计委员会在第63段内建议,非洲经委会和联合国内罗毕办事处应确保刷新银行的对帐, 迅速调查没有核对的帐目,以对帐户进行必要的调整。 49. 非洲经委会和联合国内罗毕办事处已经对银行往来调节进行了更新。 50. 审计委员会在第98段内建议,行政当局应设法收回拉丁美洲和加勒比经济委员会(拉加经委会)不当支付的增值税,并与各国政府继续努力,解决购买付税的问题。 51. 拉加经委会打算对其规约进行预期调整。该规约目前不让东道国政府要求偿还费用或取得特殊待遇,为了与东道国政府保持顺利的合作关系,接受东道国通过非正式渠道转递过来的拒绝为过去的支出偿还费用的决定。拉加经委会执行秘书应负责执行本建议。 52. 审计委员会在第144段内建议,联合国日内瓦办事处和联合国维也纳办事处把征聘和任用工作人员过程中采取的行动记录下来,以查明发生拖延的情况,分析原因,并采取适当的补救行动。 53. 至于联合国维也纳办事处,自1998年初开始,在征聘工作中采用个别征聘案的“时间表”档案,说明征聘过程中各项行动的时间。这个表现在用来确定造成征聘或任用中的拖延和问题。 54. 2000年初,联合国维也纳办事处编写了一份经常预算和预算外员额实际和预计空缺的报告。该报告主要采用从综管信息系统数据库中获得的员额资料,其中说明现有空缺、即将出现的空缺以及正在采取的行动。财务和预算科、人力资源管理科、药物管制和预防犯罪办事处和其他方案管理人员不断更新这个数据库。该报告提供了另一个监测员额空缺情况和征聘工作的工具。 55. 联合国维也纳办事处已经实施了综管信息系统任用和征聘专业和一般事务人员员额追踪系统。在对替换的工作人员培训结束时,就可记录所有将出现的空缺。人力资源管理科也将审查追踪系统中的所有数据,以确定从2000年开始是否有任何数据被遗漏。 56. 1999年11月中旬,将在联合国维也纳实行综管信息系统征聘和任用追踪系统。迄今,这个系统仍有一些问题,但在今后几个月里,该系统将能有效运转,以确保通过综管信息系统提供可靠的资料。 57. 尽管如此,自1998年年初以来,该办事处一直使用当地的专业人员和一般事务人员员额空缺追踪系统。1999年5月,又进一步加强了这个系统,以把到2001年年底之前可预见的所有专业人员和一般事务人员的空缺包括在内。对所有预计出现的空缺,要求至少在该员额真正出缺的6个月之前启动征聘前行动(编写职务说明和职位叙级),提交给有关的部/处。 58. 联合国维也纳办事处采用的系统记录员额叙级、编写/分发空缺通知、人力资源管理科的预先筛选、有关部门的审查、任用和升级委员会的审查以及人力资源管理厅核准所需的天数。这个系统可以确定拖延的环节、分析原因,以及应采取的适当补救行动。这个资料应不断更新,以说明各部门/处的现状。 59. 根据收集到的资料,,部门对应聘人员的审查和拟定部门建议是征聘过程中耗费时间最长的步骤。为了减少这一步骤所需时间,人力资源干事与各部门长期保持联系,协助它们编写文件,组织部门小组会议等等。另一方面,人力资源管理科正在采取必要措施,减少预先筛选应聘人员的时间,并向有关部门提出建议。 60. 正把这个资料列入综管信息系统中。 61. 联合国维也纳办事处主任和联合国日内瓦办事处主任应负责在他们各自的办事处内执行本建议。 62. 审计委员会在第224段内建议,联合国贸易和发展会议(贸发会议)应为其信托基金项目实行拨款程序。 63. 这项建议的实施推迟到1999年,待2000年4月1日开始在联合国日内瓦办事处采用综管信息系统第3版后进行。综管信息系统的这个版本定于2000年4月中旬在该办事处适用。预计贸发会议信托基金项目的拨款程序将于2000年5月底开始生效。贸发会议秘书长负责执行本建议。 1. 《大会正式记录,第五十三届会议,补编第5号》(A/53/5),第一卷,第二章。 2. 同上,第9(a)段。 3. 同上,第11(h)段。
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