الأمم المتحدة
مجلس مراجعي الحسابات

(أقرتها الدورة العادية التاسعة والأربعين للمجلس، المعقودة في 30 حزيران/يونيه - 1 تموز/يوليه 2005))
(وعدلته الدورة الاستثنائية الخامسة والثلاثين، في 7 كانون الأول/ديسمبر 2005)
(ثم عدلته الدورة الاستثنائية السابعة والثلاثين، في 5 كانون الأول/ديسمبر 2007)
(ثم عدلته الدورة الاستثنائية الأربعون، في 7 كانون الأول/ديسمبر 2010)
(ثم عدلته الدورة الاستثنائية الثانية والأربعين، في 11 كانون الأول/ديسمبر 2012)
(ثم عدلته الدورة الاستثنائية السابعة والستون، في 23-24 تموز/يوليه 2013)

1. يُكمّل النظام الداخلي لمجلس مراجعي حسابات الأمم المتحدة (المشار إليه في ما بعد باسم ”المجلس“) المادة السابعة من النظام المالي والقواعد المالية للأمم المتحدة ومرفقهما اللذَين يحددان الاختصاصات المُنظِّمة لمراجعة حسابات الأمم المتحدة وصناديقها وبرامجها.

2. وبالإضافة إلى ذلك، أيّدت اللجنة الخامسة، في قرارها A/RES/232B، الدور الأساسي الذي يضطلع به المجلس، بوصفه يمثل مراجعي الحسابات المستقلين الخارجيين للأمم المتحدة وصناديقها وبرامجها، في المساهمة في تعزيز المساءلة والشفافية والحوكمة والقيمة لقاء المال من خلال إجراء عمليات مراجعة الأداء.

3. ينعقد مجلس مراجعي حسابات الأمم المتحدة كل سنة في المعتاد في شهر حزيران/يونيه أو تموز/يوليه في مقر الأمم المتحدة في أيام يتفق عليها المجلس.

4. ويجوز أن ينعقد المجلس في أوقات وأماكن أخرى حسبما يراه ضروريا لأداء مهامه على النحو الواجب أو بناءً على طلب من أحد أعضاء المجلس وبموافقة المجلس.

5. ويشكل عضوان في المجلس النصاب القانوني لانعقاده، ولكن لا يُلزَم أي عضو بأي قرار يُتخذ في غيابه ما لم يستلم إشعارا معقولا بموعد الاجتماع والمسائل التي سيُنظر فيها خلاله. ويجوز لأي عضو يتعذّر عليه حضور اجتماع من اجتماعات المجلس إبداء رأيه كتابةً أو عن طريق ممثّله أو بمكالمة هاتفية أو بتقنية التداول بالفيديو، في المسائل التي سيُنظر فيها. ويجوز للعضو أيضاً أن يطلب الإدلاء برأيه في اجتماع لاحق.

6. وفي حالة غياب العضو عن جلسة من جلسات المجلس يختار لتمثيله مسؤولٌ آخر غيرَ مدير عمليات المراجعة الخارجية للحسابات الذي يمثله، ويؤخذ هذا الممثل في الحسبان عند تقرير اكتمال النصاب القانوني. ويجري إخطار الأمين التنفيذي للمجلس بهذا الاختيار كتابة. وللمسؤول الذي يقع عليه الاختيار كل صلاحيات العضو الذي اختاره وواجباته، باستثناء ما قد يحتفظ به العضو لنفسه صراحةً من صلاحيات وواجبات.

7. وتقوم رئاسة المجلس ورئاسة اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات على مبدأ المشاركة في الرئاسة بالتناوب كل سنتين.

8. ويتولى رئاسة المجلس في 1 كانون الثاني/يناير كل سنتين العضو التالي، من حيث الأقدمية، للعضو الذي انتهت فترة رئاسته في 31 كانون الأول/ديسمبر من السنة السابقة.

9. وإذا قرّر العضو المعيَّن رئيساً للمجلس بموجب أحكام الفقرة 6 أعلاه عدم شغل منصبه، يتولاّها عندئذ أحد العضوين الآخرين، بدءاً بأقدمِهما، للفترة كاملةً أو للفترة المتبقية منها، بحسب الحالة.

10. وفي حالة شغور منصب الرئاسة بسبب انتهاء عضوية الرئيس في المجلس أو انتهاء عضوية المدير في اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات، يتولى خلَفُه الرئاسة للفترة كاملةً أو للفترة المتبقية المحددة في الفقرة 6 أعلاه، بحسب الحالة.

11. في حالة عدم استطاعة رئيس المجلس بصفة مؤقتة العمل لأي سببٍ يتولى العضو الذي أمضى أطول مدة في عضوية المجلس مهام الرئاسة، في الفترة التي يتعذّر فيها على الرئيس العمل.

12. ويقوم الرئيس بما يلي:

(أ‌) عقد الدورات على النحو المنصوص عليه في الفقرتين 2 و 3 أعلاه.

(ب‌) إعداد جدول الأعمال المؤقت للجلسات، بمساعدة من الأمين التنفيذي، وبناء على استشارة اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات؛

(ج) إدارة جلسات الدورة؛

(د) التصويت بصفته عضوا فقط؛

(هـ) توجيه الرسائل باسم المجلس، حسب الاقتضاء.

13. أعضاء المجلس وأعضاء اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات مستقلون عن إدارة الأمم المتحدة وصناديقها وبرامجها. وليس لهم أيضا أن يطلبوا أو يتلقوا تعليمات من أي دولة من الدول الأعضاء. وعلى كل عضو في المجلس أن يكفل ما يلي: أن يُنظر إلى مراجعي الحسابات العاملين معه على أنهم يتمتعون بنفس القدر من الاستقلالية؛ وأنهم يحرصون على توخي الموضوعية في معالجة المسائل المتصلة بمراجعة الحسابات؛ وأنهم منزهون عن أي أهواء شخصية ولا يرضخون لأي ضغوط خارجية؛ وأنهم يؤسسون استنتاجاتهم حصريا على الأدلة التي يحصلون عليها في سياق مراجعة الحسابات طبقا للمعايير الدولية لمراجعة الحسابات وغيرها من المعايير ذات الصلة بالموضوع.

14. ويتعارض منصب عضو المجلس أو مدير المراجعة الخارجية للحسابات أو مراجع الحسابات في المجلس مع أي منصب أو واجبات أو ولاية أو مشاركة في أي جهاز من أجهزة الأمم المتحدة أو صناديقها أو برامجها، وسائر الكيانات التي يراجع المجلس حساباتها. ولا يشارك موظفو الأمم المتحدة بوجه خاص في اتخاذ القرارات المتعلقة بمضمون المذكرات والرسائل الإدارية والتقارير المتعلقة بالملاحظات المبداة بشأن مراجعة الحسابات.

15. وعلى كل عضو في المجلس التثبت من أن سلوك مراجعي الحسابات العاملين معه يتفق مع المعايير الدولية لمراجعة الحسابات ومدونة قواعد الأخلاق والمبادئ التي وضعتها المنظمة الدولية للمؤسسات العليا لمراجعة الحسابات ومدونة الأخلاق في اتحاد المحاسبين الدولي وغير ذلك من المعايير المهنية المقبولة عموما.

16. وعلى عضو المجلس أو مدير المراجعة الخارجية للحسابات أو مراجع الحسابات أن يبلغ المجلس عن أي علاقة وثيقة تربطه بالأمم المتحدة وصناديقها وبرامجها وسائر الكيانات التي يراجع حساباتها، أو بمديريها أو مسؤوليها أو موظفيها.

17. وعلى عضو المجلس أو مدير المراجعة الخارجية للحسابات أو مراجع الحسابات ألا يفصح لأطراف ثالثة عن رأيه الشخصي في أي مسألة من قبيل المسائل التي ستُعرض على نظر اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات أو المجلس أو تكون قيد نظرهما.

18. ولا يجوز لمدير المراجعة الخارجية للحسابات أو أي مراجع حسابات أن يلتقي بصفة رسمية مع ممثلي الدول الأعضاء وأي أطراف ثالثة أخرى بشأن أعمال المجلس أو ما يتعلق بها سواء بصورة مباشرة أو غير مباشرة، دون إبلاغ اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات بذلك والحصول على موافقتها فيما يتعلق بأي موقف موضوعي يتخذ في هذا الصدد.

19. تكون مداولات المجلس واللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات ومحاضرهما سرية.

20. وتقدم اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات تقاريرها عن تنفيذ هذا البند الخاص بالاستقلال والأخلاقيات إلى المجلس مرة كل سنة.

21. يمثل المجلس في أي مؤتمر أو اجتماع رئيسه أو يمثل اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات مديرها، ولكن في حالة تعذّر هذا الأمر، لأي سبب كان، يقوم بذلك أحد العضوين الآخرين بدءًا بأقدمهما. ولا تُفسّر هذه القاعدة على أنها تحد من حق أي عضو في حضور ذلك المؤتمر أو الاجتماع. ومن واجب الرئيس والأمين التنفيذي إخطار جميع أعضاء المجلس وأعضاء اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات بانعقاد ذلك المؤتمر أو الاجتماع.

22. ولا يُلزَم المجلس بأي رأي شخصي يبديه ممثل أعضائه أو تعهد يتطوع به.

23. وفي اجتماعات اللجنة الخامسة للجمعية العامة أو الاجتماعات المماثلة للمجالس الإدارية أو هيئاتها الفرعية يُمثل المجلس أو اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات في المعتاد الرئيس. ويساعد المجلس في الرد على الأسئلة الفنية رئيسُ اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات و/أو مدير المراجعة الخارجية للحسابات الذي يمثل كبير مراجعي الحسابات. وفي حالة عدم استطاعة رئيس المجلس وعضوَيه الآخرَين حضورُ اجتماع ما، يمثل المجلسَ رئيسُ اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات و/أو مديرُ المراجعة الخارجية للحسابات الذي يمثل كبير مراجعي الحسابات.

24. وحيثما كان المجلس ممثلا أمام لجنة أو غيرها من الهيئات، كان من واجب الممثل تقديم تقرير خطي فورا إلى كل عضو غائب.

25. ويحيل الرئيس والأمين التنفيذي على وجه السرعة إلى كل عضو من أعضاء المجلس ومن أعضاء اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات نُسخا أو موجزات من جميع المراسلات المهمة التي يصدرانها أو يتلقيّانها.

26. يجري المجلس باستمرار تقييما لما إذا كان تطور مؤسسات الأمم المتحدة يستدعي تغييراً في ترتيبات وتوزيع مهام مراجعة الحسابات. وفي حالة حدوث تغييرات أساسية في نطاق تلك المهام أو هيكلها، يعاد النظر في ترتيبات مراجعة الحسابات ويجري تحديثها عند الاقتضاء بناءً على استشارة اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات.

27. ويقرّر المجلس سنوياً، أو إذا اقتضت الضرورة ذلك، مَن سيقوم بكل عملية مراجعة للحسابات، بناءً على استشارة اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات. ويتم حينئذ إبلاغ اللجنة الاستشارية لشؤون الإدارة والميزانية، طبقاً للنظام المالي والقواعد المالية للأمم المتحدة، بهذا التوزيع للحصول على موافقتها أو إبلاغ الهيئة المختصة إذا كانت اللجنة الاستشارية غير معنية بذلك.

28. وأثناء عملية مراجعة للحسابات يسند المجلس أداءها إلى عضو من أعضائه، لا ينبغي اعتبار أي تعهد أو توصية أو توجيه يقدّم إلى إدارة أي منظمة يراجع المجلس حساباتها، على أن ذلك صادر عن المجلس، ما لم يُدرج هذا التعهد أو التوصية أو التوجيه في رسالة من رسائل الإدارة تنظر فيها اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات على النحو الواجب، أو يُدرج ذلك في تقرير يقدّمه المجلس إلى الجمعية العامة أو هيئة أخرى مختصة.

29. وفي حالة اشتراك عضوين فقط في أداء مهمة واختلافهما بشأنها، يُبلغ العضو الثالث بظروف ذلك ورأي كل منهما مجتمعةً. ولا يُتخذ أي إجراء آخر إلا بعد إبداء العضو الثالث رأيَه.

30. تتألف عضوية اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات من ثلاثة مديرين للمراجعة الخارجية للحسابات والأمين التنفيذي بحكم منصبه..

31. وتتوصل اللجنة إلى الاتفاق بتوافق آراء أعضائها أو تتخذ قراراتها بأغلبية صوتين من أصوات المديرين الثلاثة للمراجعة الخارجية للحسابات. ولا يشارك الأمين التنفيذي في عملية التصويت.

32. ويقوم مدير المراجعة الخارجية للحسابات المكلّف بمراجعة الحسابات بتوزيع مشروع كل رسالة من رسائل الإدارة على العضوين الآخرين في اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات. وفي حالة عدم ورود أي تعليق خطي على المشروع خلال فترة 5 أيام عمل، يكون ذلك موافقة ضمنية عليه. ويجوز لمدير المراجعة الخارجية للحسابات أن يطلب إرجاء أو عقد اجتماع اللجنة لكي يتسنى له مواصلة دراسة المشروع. ومن واجب مديري المراجعة الخارجية للحسابات تعميم مشاريع رسائل الإدارة في أوقات مناسبة لإتاحة فرصة معقولة للمديرَين الآخرين للنظر فيها خلال فترة 5 أيام عمل.

33. ويتم النظر في كل مشروع تقرير في جلسة رسمية تعقدها اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات.

34. ويجوز لعضو المجلس أن يعيّن كتابةً ممثلاً مؤقتاً له في اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات، في حالات استثنائية، عندما يكون مدير المراجعة الخارجية للحسابات غائبا لظروف خارجة عن إرادته. ويتمتع الممثل المؤقت بنفس صلاحيات مدير المراجعة الخارجية للحسابات الذي يمثله. ويخطّط أعضاء اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات، أفرادا ومجتمعين، لأعمالهم بطريقةٍ تحد من الحاجة إلى هذه التعيينات المؤقتة.

35. يتحقّق كل عضو من أعضاء مجلس مراجعي الحسابات من تمتع مراجعي الحسابات بدراية وافية وخبرة في مراجعة الحسابات وفحص عمليات القطاع العام وفقا للمعايير الدولية لمراجعة الحسابات وأداء المهام الموكولة إليهم، وبإلمام عملي جيد بلغة واحدة على الأقل من لغات العمل الرسمية للأمم المتحدة. وبهذه الطريقة، تكون لكل مُراجع حسابات التكليفات والمؤهلات اللازمة داخل بلده للقيام بمهمة المراجعة الخارجية لحسابات القطاعين العام أو الخاص تمشيا مع المعايير السالفة الذكر.

36. ويقرّر كل عضو من أعضاء المجلس النطاق والأساليب والموارد اللازمة للقيام بعملية مراجعة الحسابات وفقاً لخطة عمل المجلس وميزانيته، والمعايير الدولية لمراجعة الحسابات. وينبغي أن يكون الهدف من ذلك حصول المجلس على الضمانات الكافية لتنفيذ ولايته بأكثر الطرق فعالية.

37. ويقرّر المجلس ما إذا كان سيوافق أم لا على طلبات مجالس الإدارة واللجنة الاستشارية لشؤون الإدارة والميزانية المتعلقة بأداء أعمال محددة أو إضافية في مجال مراجعة الحسابات. ومن العوامل التي يتعين أخذها في الحسبان ما يلي: أهلية المجلس في الاضطلاع بالمهمة؛ ومبدأ الاستقلال؛ واحتمال وجود تضارب مصالح.

38. ولا يقدّم أعضاء المجلس خدمات لا تتعلق بمراجعة الحسابات إلى الأمم المتحدة وصناديقها وبرامجها.

39. يحدد المجلس أتعابه على أساس استرداد التكاليف. وتُحتسب أتعاب كل تكليف بمراجعة حسابات كما يلي: الوقت المتوقع استغراقه في ذلك على أساس أسابيع عمل مراجع الحسابات مضروبة في المعدلات المناسبة لاحتساب نفقات خدمات عضو المجلس المعني؛ وتكلفة تذاكر الطيران؛ وبدل الإقامة اليومي بناءً على أسعار الخدمة المدنية الدولية؛ ونسبة مئوية من التكاليف العامة التي يحدّدها المجلس لتغطية التكاليف المرتبطة بالمديرين المتفرّغين ونوابهم وكذلك خدمات الدعم الإداري.

40. وتُقدم إلى أعضاء المجلس سلفات فصلية. وتقع على عاتق كل عضو من أعضاء المجلس المسؤولية عن موافاة الأمين التنفيذي ببيان نفقات يعلّل السلفات الفصلية المقدَّمة. ويبتّ المجلس في الأمر على أساس توزيع أتعابه بين أعضائه.

41. بالإضافة إلى الرسائل الإدارية الصادرة عن مديري المراجعة الخارجية للحسابات الموجهة إلى الأمين العام أو الرؤساء التنفيذيين المختصين، يتولى المجلس، وفقا للمادتين 7-11 و 7-12 من النظام المالي، إصدار تقارير منفصلة وإحالتها إلى الجمعية العامة عن طريق اللجنة الاستشارية لشؤون الإدارة والميزانية، أو مجالس الإدارة المعنية الأخرى.

42. تتولى اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات إعداد تقارير المجلس إلى الجمعية العامة في شكل مسودات كي يستعرضها المجلس ويعتمدها في دوراته قبل تقديمها إلى اللجنة الاستشارية لشؤون الإدارة والميزانية. وتتولى اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات إعداد تقارير المجلس إلى الهيئات الأخرى أيضا في شكل مسودات كي يستعرضها المجلس في دوراته ويعتمدها.

43. يتولى كل مدير من مديري عمليات المراجعة الخارجية للحسابات مسؤولية التأكد من أن مسودات الرسائل الإدارية، ومشاريع التقارير المقدمة إلى اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات تتسم بالجودة العالية وأن تكون قدر الإمكان على نفس المستوى الذي تحال به نتائج مراجعة الحسابات هذه، بمجرد إقرارها، إلى الجهات التي روجعت حساباتها.

44. بمجرد اعتماد المجلس للتقارير، يوزع الأمين التنفيذي نسخا منها على المسؤولين المختصين واللجان أو الهيئات المختصة في الأمم المتحدة وصناديقها وبرامجها.

45. تُعد تقارير المجلس باللغة الإنكليزية. وتترجم التقارير باللغات الرسمية الأخرى للأمم المتحدة وفقا لإجراءات الأمم المتحدة.

46. لا يجوز، إلا في الحالات التي توجد فيها موافقة بالإجماع، النظر في مشروع وثيقة سيوقعها المجلس إلا بعد أن تتاح للأعضاء خمسة أيام عمل لدراسته ويمكن اتباع نهج للنظر فيه وإقراره على مراحل. وبعد توقيع أعضاء المجلس على التقرير، لا يجوز إدخال أي تعديلات على النص دون موافقة المجلس، عدا تصحيح الأخطاء المطبعية أو غيرها من الأخطاء الواضحة.

47. يُسمى رئيس المجلس والعضو الذي يعتبر كبير مراجعي الحسابات بصفتيهما هاتين في الصفحات التي يوقعها أعضاء المجلس.

48. في حالة ما إذا كان رأي مراجعي الحسابات أو تقرير المجلس ممهورا بتوقيع أقل من ثلاثة أعضاء، ترفق بشهادة من العضو الآخر أو الأعضاء الآخرين في المجلس تفيد بأن برنامج مراجعة الحسابات ذي الصلة قد اتبع وأن جميع التعليمات الخاصة الصادرة عن المجلس قد نفذت.

49. في حالة اعتراض أحد الأعضاء لقرار اتخذته أغلبية المجلس أو لاستنتاج خصلت إليه، عليه أن:

( (أ) يسجل اعتراضه وأسبابه رسميا في محاضر المجلس؛ أو

(ب) يبين في التقرير، مع إبداء الأسباب أو دون إبدائها، أن رأيه في المسألة محل الذكر يعتبر رأيا مشفوعا بتحفظات؛

50. وبغض النظر عن الطريقة التي يختارها عضو المجلس لتسجيل اعتراضه، لا بد أن يكون الأعضاء الآخرون من اللياقة بحيث تتاح للجميع فرص متساوية للتعبير عن آرائهم، في حالة طرح أي تساؤلات بشأن المسألة.

51. كل عضو من أعضاء المجلس مسؤول عن ضمان أن تكون عمليات مراجعة الحسابات المكلف بها: مستوفية للمعايير الدولية لمراجعة الحسابات والمعايير الأخرى السارية؛ ومنفذة بطريقة يُتوخى فيها الاقتصاد في النفقات والكفاءة، والفعالية؛ ومستوفية لجميع المعايير المهنية والأخلاقية السارية؛ ومتفقة مع البرامج والنظم الداخلية لضمان الجودة.

52. يتولى الأمين التنفيذي مسؤولية إدارة الأعمال التي تضطلع بها الأمانة العامة للمجلس.

53. في سياق تعيين الأمين التنفيذي، يتولى رئيس المجلس إبلاغ الإدارة بآراء المجلس بشأن شروط الوظيفة وتوصيفها بغرض الإعلان عنها؛ ويطلب إتاحة الفرصة للمجلس كي يعلق على مدى ملاءمة المرشحين المدرجين في القائمة القصيرة لشغل المنصب.

54. فيما يتعلق بالمسائل المتصلة بمراجعة الحسابات، يسدي الأمين التنفيذي المشورة إلى المجلس واللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات: في إطار وضع سياسات وإجراءات مراجعة الحسابات وتنفيذها؛ وبشأن المسائل الإدارية والممارسات المالية والإجراءات المعمول بها في الأمم المتحدة؛ وبشأن المناقشات التي أجراها المجلس واللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات في السابق وقراراتهما السابقة؛ وبشأن العمل الذي يقوم به مكتب خدمات الرقابة الداخلية وغير ذلك من خدمات المراجعة الداخلية للحسابات.

55. يعد الأمين التنفيذي تقارير إعلامية دورية لأعضاء المجلس بشأن التغييرات في الإدارة العليا، وقرارات السياسة العامة ذات الصلة بمراجعة الحسابات، وما إلى ذلك، التي تتخذها الإدارة والسلطات التشريعية. ويقيم اتصالات وثيق مع أمانات اللجنة الاستشارية لشؤون الإدارة والميزانية، واللجنة الخامسة، ووحدة التفتيش المشتركة، ومكتب خدمات الرقابة الداخلية، للتأكد من حجم العمل، إن وجد، الجاري بشأن البنود أو المجالات التي تهم المجلس؛ وييسر وضع الجداول الزمنية للاجتماعات؛ ويضطلع في حدود مسؤوليته، بالمهام التي يكلفه بها أعضاء المجلس واللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات.

56. وفيما يتعلق باجتماعات المجلس واللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات، يقوم الأمين التنفيذي بما يلي:

(أ) تخطيط وتنظيم العمل والمساعدة في تسيير إجراءات الدورات، بما في ذلك إعداد جدول الأعمال والوثائق ذات الصلة للمناقشة؛ وتوجيه انتباه الرئيس والأعضاء إلى قرارات الهيئات التشريعية الحكومية الدولية ومناقشاتها المتعلقة بالسياسات العامة وما إلى ذلك، مما قد يكون له صلة بعمل المجلس والفريق؛

(ب) تقديم المساعدة في إحالة الاستفسارات إلى مكاتب الأمم المتحدة، في إطار تحرير تقارير المجلس ومذكراته بصورة رسمية، وفي توزيع أسئلة المجلس الموجهة إلى مكاتب الأمم المتحدة والردود الواردة من هذه المكاتب؛

( (ج) الإبلاغ والتنسيق فيما يتعلق بحضور المشاركين في اجتماعات المجلس والفريق، حسب الاقتضاء؛

(د) لا يشارك في قرارات المجلس واللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات المتعلقة بمحتويات مسودات الرسائل الإدارية والتقارير.

57. يتخذ الأمين التنفيذي التدابير المناسبة لضمان السرية التامة في مداولات ومحاضر المجلس واللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات، التي لا يمكن أن يطلع عليها إلا أعضاؤهما ومراجعو الحسابات الذين يعينونهم لذلك.

58. فيما يتعلق بالمسؤوليات الإدارية، يقوم الأمين التنفيذي بما يلي، بمساعدة من موظفي أمانة المجلس:

(أ) تقديم الدعم إلى رئيس المجلس واللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات؛

(ب) حفظ رسائل المجلس الإدارية وتقاريره؛

(ج) كفالة وجود سجلات دائمة شاملة وآنية لوثائق الهيئات التداولية ذات الصلة بأنشطة الدورات العادية والاستثنائية للمجلس والفريق؛

(د) وينبغي أيضا أن تشمل الملفات الدائمة التي يتعهدها الأمين التنفيذي القرارات التأسيسية حسب الكيان، التي تجرى على أساسها عملية مراجعة الحسابات، والقرارات المحددة الصادرة عن لجان الإدارة، والاتفاقات المحددة المبرمة بين مراجع الحسابات والكيانات، والنظام المالي والقواعد المالية ذات الصلة. وينبغي أن يضيف كبار مراجعي الحسابات المراسلات الهامة بين مراجعي الحسابات والجهات التي يتم مراجعة حساباتها، والاستنتاجات والقرارات التي اتخذها مراجعو الحسابات بشأن المسائل المتعلقة بالسياسات التي يمكن أن يكون لها تأثير على عمليات مراجعة الحسابات المقبلة. وبخلاف ذلك، فإن الوثائق المتاحة حاليا على شبكة الإنترنت أو على الشبكة الداخلية (الإنترانت) للأمم المتحدة، ليست بحاجة إلى حفظها في الملفات الدائمة. وينبغي أن تكون جميع الوثائق المقدمة من كبار مراجعي الحسابات في شكل ورقي وإلكتروني.

(هـ) إعداد مقترحات الميزانية البرنامجية للأمانة العامة لفترة السنتين؛ وتكاليف مراجعة الحسابات التي يقوم بها المجلس، لتقديمها إلى المجلس واللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات؛

(و) رصد النفقات والتصديق على الحسابات المتعلقة بأمانة للمجلس؛

(ز) توجيه وإرشاد وإدارة أداء موظفي أمانة المجلس وكفالة التنفيذ الفعال لبرنامج عمله في الوقت المناسب.

59. تكون جميع سجلات المجلس غير الواردة في الوثائق الرسمية للأمم المتحدة، من قبيل محاضر دورات المجلس، والنظام الداخلي، وما شابه ذلك، جزءا من السجلات الدائمة السرية للمجلس حيث تتعهدها أمانة المجلس. وتكون المراسلات والمذكرات العامة الصادرة رسميا عن أعضاء المجلس واللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات خاضعة لإجراءات التصرف بعد انقضاء فترة أربع سنوات. ولا تُرسل إلى أي أطراف خارجية ما لم يوافق المجلس أو اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات على القيام بذلك.

60. التقارير وورقات عمل مراجعة الحسابات، مهما كانت طبيعتها، ذات الصلة بالتقارير أو بأنشطة المجلس هي ملك للمجلس، وتُحفظ حيثما وكيفما يوعز المجلس بذلك. وإلى حين البت النهائي من جانب السلطة المختصة فيما يتعلق بتقرير المجلس، يكون لكل شخص وقع على تقرير المجلس، أو من يخلفه، الحق في الاطلاع على جميع الورقات والوثائق بما في ذلك في شكل إلكتروني، المتعلقة به حتى وإن كان لم يعد عضوا في المجلس، أو بعد مرور فترة مماثلة فيما يتعلق بالتقارير المقدمة إلى مجالس الإدارة أو الأطراف الأخرى. وإذا طلب عضو عامل الحصول على ورقات العمل المقدمة من عضو سابق في المجلس، يكون العضو السابق ملزما، بناء على طلب من الأمين التنفيذي، بإتاحة الوصول إلى هذه الورقات.

61. تتولى أمانة المجلس تعهد الرسائل الإدارية والتقارير والردود، والوثائق ذات الصلة، المحفوظة على القرص الحاسوبي المشترك الخاص بأمانة المجلس، لكي تستخدمها أفرقته لمراجعة الحسابات. ويتولى الأمين التنفيذي المسؤولية عن الحفاظ على سريتها، إلى الحد الذي يقرره المجلس أو اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات.

62. تكون ورقات عمل مراجعة الحسابات من قبيل الجداول الزمنية والتحليلات والمذكرات، وما إلى ذلك، التي يعدها مراجعو الحسابات في سياق فحص الحسابات والسجلات التي تشكل الأساس الذي تستند إليه التقارير عن البيانات المالية للمنظمات، رهنا بإجراءات التصرف فيها بعد مضي فترة أربع سنوات من موافقة الجمعية العامة على البيانات المالية ذات الصلة وتقرير مراجعي الحسابات الصادر عن المجلس بهذا الشأن، أو بعد مضي فترة مماثلة فيما يتعلق بالتقارير المقدمة إلى الهيئات الأخرى، إلا إذا قرر المجلس أو اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات أن تكون الفترة أطول. ويكون كبير مراجعي الحسابات هو القيم على ورقات عمل مراجعة الحسابات، وينبغي أن يكون التصرف فيها، على أقل تقدير، متفقا مع قواعد المجلس وإجراءاته، الواردة في الفقرة 59.

63. يقرر المجلس مدى إمكانية اطلاع الأطراف الثالثة على ورقات العمل، من قبيل الأجهزة القضائية والمؤسسات البرلمانية لدى الدول الأعضاء أو هيئات التفتيش والتحقيق والمراجعة الداخلية للحسابات لدى الأمم المتحدة، استنادا إلى موقف فريق المراجعين الخارجيين للحسابات بشأن هذه المسألة والإجراءات الخاصة بالمجلس.

64. يجوز أن يطلب أحد أعضاء المجلس إلى الرئيس إصدار نشرة إعلامية حيثما يبدو ضروريا.

65. فور استلام الطلب المتعلق بإصدار نشرة إعلامية، يتشاور الرئيس مع أعضاء المجلس الآخرين بشأن الحاجة إلى مثل هذه النشرة. ويكون الاتفاق عن طريق توافق الآراء بين أعضاء المجلس، بما في ذلك بشأن النص المقترح للنشرة وكيفية إصدارها. وتصدر النشرة باسم الرئيس.

66. وتوجه جميع الاستفسارات الإعلامية إلى الأمين التنفيذي الذي يكفل أن تكون هذه الاستفسارات موجودة بصورة خطية. ويقدم اقتراحا بنص الرد إلى رئيس اللجنة المعنية بعمليات مراجعة الحسابات الذي يقوم، بعد التشاور مع المديرين الآخرين للمراجعة الخارجية للحسابات، بالموافقة على ذلك خطيا.

67. لا يجوز التصريح بمحتويات تقارير مراجعة الحسابات لوسائط الإعلام، ما لم تكن هذه التقارير قد تم التوقيع عليها من جانب المجلس وتمت إحالتها والتداول بشأنها من جانب مجالس الإدارة ذات الصلة..

68. يتعهد الأمين التنفيذي ملفا يتضمن جميع الاستفسارات الإعلامية والردود الواردة من المجلس..

69. يجوز إجراء الاتصالات داخل المجلس عن طريق البريد أو الفاكس أو الوسائل الإلكترونية للنقل.

70. في حالة تسليم إحدى مهام مراجعة الحسابات من أحد أعضاء المجلس إلى عضو آخر أو إلى من يخلفه، يتم إعداد سجل رسمي للتسليم وحفظه في ملف من جانب كل من مراجع الحسابات السلف والخلف. وينبغي أن تكون مذكرة التسليم مبينة لأنشطة التسليم. وينبغي أن يتضمن هذا السجل عادة تفاصيل حلقة تدريبية تجرى في مكتب العضو الجديد للتعريف بالجهات التي تجرى بشأنها مراجعة الحسابات وكياناتها. وينبغي إجراء تعرف كامل على الجهات التي تجرى بشأنها مراجعة الحسابات وذلك من جانب هذه الجهات بأنفسها ومراجعو الحسابات المغادرون. وينبغي أن يورد سجل التسليم أيضا تفاصيل للتعريف بالرؤساء التنفيذيين وجهات التنسيق المحددين لدى الجهات التي تجرى بشأنها مراجعة الحسابات، وأنشطة التسليم المحددة الأخرى فيما بين أعضاء المجلس المغادرين والجدد. وينبغي أن يحدد السجل أيضا قائمة بالوثائق الرئيسية التي تم تسليمها والمعلومات الرئيسية المقدمة شفويا.

71. وعند تسليم المهام من عضو مجلس مغادر إلى عضو منتخب حديثا في منتصف السنة في سنة زوجية، يتلقى الأول 60 في المائة من الرسوم السنوية الفردية عن الربعين الأولين، ويتلقى الأخير 40 في المائة.

72. ينشر هذا النظام الداخلي على موقع المجلس على شبكة الإنترنت بجميع لغات عمل الأمم المتحدة.

73. اعتمد المجلس هذه النظام الداخلي المنقح في دورته الاستثنائية الثانية والأربعين المعقودة في 11 كانون الأول/ديسمبر 2012.